Tips&Tricks: Kako napisati dobar poslovni e-mail

E-mail je danas jedan od najčešćih i najraširenijih oblika poslovne komunikacije, a većina poduzetnika zasigurno ih na dnevnoj bazi napiše i pošalje barem desetak – i to već u prijepodnevnim satima. Pisanje e-mail poruke u pravilu je jednostavan i rutinski zadatak, ali to ne znači da u elektronskoj (kao i u bilo kojoj drugoj) komunikaciji ne vrijede određena pravila, pogotovo kada je riječ o poslovnoj komunikaciji koja treba biti ozbiljnija i strukturiranija od privatnog dopisivanja. Saznajte o čemu trebate voditi računa pri pisanju e-maila poslovnim partnerima, klijentima i suradnicima!

Predmet maila je obvezan

Nikad nemojte slati e-mail poruku bez predmeta ili “subjecta”, odnosno naslova jer on primatelju odmah skreće pozornost na temu, ali i važnost dobivenog e-maila. Predmet ne treba biti opširan, dovoljno je da se sastoji od dvije-tri riječi, ali svakako bi na temelju njega trebalo odmah biti jasno o čemu je riječ u poruci. Slanje e-maila bez predmeta jednostavno djeluje neozbiljno i neprofesionalno, a čak riskirate i da primatelj na dulje vrijeme ignorira vašu poruku. Također, izbjegavajte pisanje “subjecta” velikim slovima (djelovat ćete nezrelo i kao da vičete), a naznaku hitnosti stavite samo onda kada je stvar uistinu – hitna.

Vodite računa o strukturi poruke

Poslovni e-mail trebao bi se sastojati od uvodnog oslovljavanja, glavnog sadržaja poruke, pozdrava te potpisa pošiljatelja. Poruku je stoga u redu početi s “Poštovani/a…”, završiti sa “S poštovanjem” ili “Srdačan/Lijep pozdrav”, a na kraju svega trebao bi biti i vaš potpis, titula i službeni kontakt (e-mail servisi u pravilu vam nude mogućnost kreiranja potpisa). Drugim riječima, e-mail poruke uglavnom su zadržale formu i strukturu klasičnih pisama iz vremena prije interneta.

Zadržite razinu ozbiljnosti

Sveprisutni emotikoni i emojiji nisu zaobišli ni poslovnu komunikaciju, ali dobro razmislite prije njihova korištenja. Ležerniji pristup sasvim je u redu kada komunicirate s dugogodišnjim suradnicima i partnerima, ali svakako budite ozbiljni kada se javljate nekome koga još niste osobno upoznali, odnosno niste prije kontaktirali. U potonjem slučaju također zaboravite na korištenje žargonizama i usputnih duhovitih komentara u porukama. I jedna važna stvar vezana za završni pozdrav: premda je danas česta i uobičajena, izbjegavajte korištenje kratice “lp” (tj. “lijep pozdrav”). Takav način završetka poruke djeluje nemarno, pa čak i pomalo nepristojno, pogotovo ako nekoga kontaktirate prvi put. Vaš primatelj zaslužuje da mu uputite puni pozdrav, kako i priliči.

Oblikujte sadržaj i pazite na gramatiku

Pri pisanju glavnog sadržaja budite jasni, precizni i koncizni, koristite odlomke zbog preglednosti, a nije naodmet “bulletima” istaknuti stavke koje se nabrajaju ili važnije dijelove teksta. Ako šaljete privitke, napomenite to primatelju i ukratko navedite što se zapravo nalazi u njima. Ne zaboravite na gramatiku i pravopis, odnosno dobro pročitajte poruku još jednom prije slanja, a za provjeru gramatičkih pogrešaka mogu vam dobro poslužiti i online servisi kao što je ispravi.me.

I na kraju, zapamtite: pisanje službenog e-maila nikako se ne bi trebalo odvijati u žurbi, pogotovo kada se nekome javljate u povodu potencijalne poslovne suradnje. Imajte uvijek na umu da poslovna e-mail komunikacija zapravo odražava razinu vaše profesionalnosti pa o načinu na koji ste sročili poruku često ovisi koliko će vas druga strana ozbiljno shvatiti.



RELATED POSTS


LEAVE A COMMENT